Para realizar um evento uma das primeiras providências é encontrar um local adequado. Mas em meio a tantas opções fica até difícil escolher o espaço ideal para o seu evento, não é mesmo?
Hoje em dia existem espaços dos mais diversos estilos, tamanhos e preços e independente do tipo de evento a ser realizado a busca por um local não é uma tarefa fácil e para pessoas leigas então é ainda mais complicado.
Eu mesma já tive a oportunidade de visitar centenas de espaços para eventos e sei como uma má escolha pode prejudicar a organização do evento e até ser motivo do fracasso do mesmo.
Por isso quero compartilhar com vocês algumas dicas de como escolher o espaço certo para a sua festa. Essas informações podem ajudar você a ser mais criterioso com a escolha de um local e assim garantir o sucesso do seu evento.
Porte do Espaço
A primeira providência a ser tomada antes de se iniciar o planejamento de um evento é definir a quantidade de pessoas e o orçamento que será destinado para sua realização.
Com essas informações em mãos será mais fácil selecionar o espaço de acordo com o sua capacidade de receber pessoas, é sempre bom buscar por um lugar que atenda pelo menos 20% a mais de pessoas do que se deseja convidar.
Essa margem é necessária não apenas garantir que as pessoas se sintam confortáveis no local, mas também atenda caso haja um acréscimo no número de convidados.
Localização
É muito importante que o local seja de fácil acesso para os participantes do evento. Em eventos corporativos, treinamentos e congressos é importante a facilidade de acesso através de transporte público.
Para casamentos cuja a cerimônia seja em um templo é importante que o local escolhido seja próximo para que os convidados não precisem se deslocar por muito tempo.
Para eventos que sejam realizados no campo ou em praia é importante averiguar se o caminho até o local é viável em caso de chuva ou outros imprevistos com relação ao tempo.
Estrutura
Muita gente escolhe um local pelo preço ou beleza, sem levar em consideração suas instalações, o que se não for verificado no inicio do planejamento pode onerar o evento e causar transtornos.
Entre os itens que devem ser verificados estão: a estrutura de cozinha e seus equipamentos (caso o serviço de gastronomia seja externo), quantidade de sanitários, estacionamento, acesso para deficientes físicos, se o evento for realizado ao ar livre é necessário verificar se há espaço coberto para abrigo em caso de chuva.
Documentação
Uma questão que pouquíssimas pessoas consideram ao planejar um evento é com relação a documentação do local, caso haja pendências isso pode trazer transtornos graves a e até o cancelamento do evento.
É necessário verificar se o local possui Alvará de funcionamento e o AVCB – Alvará de Vistoria do Corpo de Bombeiros o quer dizer que o espaço está apto a receber eventos com segurança.
Em alguns casos é necessário solicitar um alvará para evento e neste caso o meu conselho é deixar isso a cargo de um produtor ou agência com experiência.
Seguindo essas dicas a escolha do espaço certo é garantido e as chances de sucesso do seu evento serão altas.
